Politique de confidentialité

Dernière mise à jour · Août 2026

Cette Politique de confidentialité explique comment kortbase (« kortbase », « nous ») collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque tu visites notre site, lorsqu'un club s'abonne à notre plateforme, et lorsque nous écrivons aux membres d'un club sur WhatsApp pour le compte de ce club. Nous nous engageons à traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et du Royaume-Uni, à la loi turque sur la protection des données personnelles (KVKK) et aux autres lois applicables. Merci de la lire avec notre Politique de cookies.

Qui nous sommes et comment nous contacter

kortbase fournit un logiciel par abonnement pour les clubs de sports de raquette (padel, pickleball et tennis) : il lit les réservations que contient le système déjà utilisé par le club et écrit aux membres de ce club sur WhatsApp, avec un back-office pour les consentements, l'historique des messages et la livraison. Pour toute question sur cette politique ou sur tes données personnelles, contacte notre équipe confidentialité à hello@kortbase.com. Si tu es membre d'un club qui utilise kortbase, contacte d'abord ton club : c'est lui qui décide de l'usage de tes données, et nous l'aiderons à te répondre.

Rôles de responsable du traitement et de sous-traitant

Lorsque nous exploitons les applications, les pages de réservation et les fichiers de membres d'un club, le club est le responsable du traitement et kortbase agit en tant que sous-traitant qui traite les données des membres uniquement sur la base des instructions documentées du club, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance. Pour nos propres activités, comme la gestion de notre site web, le marketing, la gestion des comptes des clubs et la facturation, ainsi que l'amélioration de la plateforme, kortbase est le responsable du traitement. Cette politique décrit ces deux rôles ; celui qui s'applique dépend des données traitées et de la finalité du traitement.

Les informations que nous collectons

Les données de compte et de contact des propriétaires et du personnel du club (nom, e-mail, téléphone, fonction, identifiants de connexion). Les données de membres et de réservation qu'un club enregistre ou importe dans la plateforme (noms des membres, coordonnées, réservations, présence, adhésions, préférences et historique de messagerie). Les données de paiement et de facturation (formule d'abonnement, factures et, pour les transactions, des informations limitées traitées par le prestataire de paiement connecté ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets). Les communications que vous nous envoyez, y compris les demandes d'assistance et les réponses aux enquêtes. Les données techniques et d'utilisation collectées automatiquement (adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées et données analytiques similaires), ainsi que les cookies, comme décrit dans notre Politique en matière de cookies.

Comment nous utilisons les données personnelles

Pour fournir, exploiter et maintenir la plateforme et les applications du club ; pour créer et gérer les réservations, les adhésions et les paiements ; pour envoyer des notifications transactionnelles et des notifications souscrites volontairement (par exemple des confirmations et des rappels de réservation par e-mail, SMS ou WhatsApp) que les membres ou les clubs ont demandées ; pour fournir une assistance à la clientèle ; pour encaisser les paiements et gérer les abonnements ; pour assurer la sécurité du service et prévenir la fraude ou les abus ; pour analyser et améliorer nos produits ; pour envoyer aux clubs des communications de service et, lorsque cela est autorisé, des communications marketing ; et pour respecter nos obligations légales.

L'assistant WhatsApp

Les messages entre un club et ses membres transitent par la plateforme WhatsApp Business de Meta. Un modèle d'IA lit chaque message et rédige la réponse du club ; nous transmettons le texte, le numéro de téléphone du membre et les données de réservation du club à notre fournisseur de modèle. Les membres sont informés qu'ils parlent à un assistant. Le club est le responsable du traitement, kortbase le sous-traitant. Nous n'entraînons pas de modèles sur le contenu des messages. Pour notre liste de sous-traitants ultérieurs à jour, écris à hello@kortbase.com.

Bases légales du traitement

Lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement, nous nous appuyons sur : l'exécution d'un contrat (pour fournir le service et le facturer) ; nos intérêts légitimes (pour exploiter, sécuriser et améliorer la plateforme et pour faire la promotion de nos services auprès des clients professionnels), mis en balance avec vos droits ; votre consentement (par exemple pour certains cookies et pour le marketing lorsque cela est requis), que vous pouvez retirer à tout moment ; et le respect d'obligations légales (telles que les obligations fiscales et comptables). Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, il incombe au club d'établir la base légale du traitement des données des membres et d'obtenir les consentements requis, y compris pour les messages marketing.

Partage et prestataires de services

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec des sous-traitants ultérieurs et des partenaires qui nous aident à faire tourner le service, sous contrat et avec des garanties appropriées : hébergement et infrastructure, prestataires de paiement, fournisseurs de messagerie et de notifications (e-mail, SMS, WhatsApp Business), fournisseurs de modèles d'IA, outils de suivi d'erreurs et d'analyse, et conseils professionnels. Nous pouvons aussi divulguer des données lorsque la loi l'exige, pour protéger nos droits ou la sécurité des utilisateurs, ou dans le cadre d'une opération telle qu'une fusion ou une acquisition. Notre liste à jour des principaux sous-traitants ultérieurs est celle indiquée dans « L'assistant WhatsApp » : écris à hello@kortbase.com et nous te l'envoyons.

Transferts internationaux de données

Nous opérons dans plusieurs régions, dont l'Union européenne et la Turquie, de sorte que les données personnelles peuvent être transférées et traitées dans des pays autres que le vôtre. Lorsque nous transférons des données personnelles à l'international, nous utilisons des garanties appropriées telles que des décisions d'adéquation, les Clauses contractuelles types de la Commission européenne ou des mécanismes équivalents conformes à la KVKK, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données.

Durée de conservation des données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites ici. Les données de membres et de réservation sont conservées tant qu'un club maintient son compte actif et conformément aux instructions du club ; à la résiliation, elles sont restituées ou supprimées conformément au contrat de sous-traitance, sauf lorsque nous devons conserver certains documents (par exemple des factures) pour respecter des obligations légales. Les données de compte et de facturation sont conservées pendant toute la durée de la relation, plus toute période requise par la loi.

Comment nous protégeons les données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d'accès et des permissions selon le principe du moindre privilège, la sécurité du réseau et des applications, la journalisation et la surveillance, des sauvegardes régulières et des obligations de confidentialité du personnel. Aucun système ne peut être garanti totalement sûr, mais nous nous efforçons de protéger les données personnelles et de notifier toute violation aux parties concernées comme l'exige la loi.

Vos droits en matière de confidentialité

Sous réserve de la législation applicable, vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles et une copie de celles-ci, la rectification des données inexactes, l'effacement, la limitation ou l'opposition à certains traitements, ainsi que la portabilité, et vous pouvez retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Pour exercer ces droits, contactez votre club si vous êtes membre, ou écrivez à hello@kortbase.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale, telle que votre autorité de protection des données de l'UE ou, en Turquie, l'Autorité de protection des données personnelles (KVKK Kurumu).

Portail du coach (coach.kortbase.com)

Lorsqu'un coach se connecte à coach.kortbase.com pour gérer son profil, ses disponibilités et ses cours, kortbase est le responsable des données traitées à cet endroit. Pour assurer la sécurité du portail, corriger les problèmes et l'améliorer, nous utilisons PostHog afin de collecter des événements d'analyse produit, des enregistrements de session masqués ainsi que des données d'erreurs et de journaux serveur. Dans les enregistrements de session, tous les champs de formulaire et les champs sensibles sont masqués, ce qui nous permet de voir comment le portail est utilisé sans lire ce que les coachs saisissent ni les données personnelles de leurs évaluateurs et de leurs élèves. Le portail étant un outil sur connexion destiné à nos propres coachs, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à exploiter, sécuriser et améliorer le service plutôt que sur une bannière de cookies. PostHog Inc. agit en tant que sous-traitant et stocke ces données aux États-Unis, sous réserve des garanties décrites dans Transferts internationaux de données. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Cookies et technologies similaires

Notre site web et nos applications utilisent des cookies et des technologies similaires pour les fonctionnalités essentielles, pour mémoriser des préférences telles que la langue et, avec votre consentement lorsque cela est requis, à des fins d'analyse. Vous pouvez gérer les cookies non essentiels via notre bannière de consentement et les paramètres de votre navigateur. Consultez notre Politique en matière de cookies pour plus de détails.

Confidentialité des enfants

La plateforme est destinée aux clubs et aux utilisateurs adultes. Lorsqu'un club enregistre des membres mineurs, il lui incombe d'obtenir tout consentement requis par la législation applicable auprès d'un parent ou d'un tuteur. Nous ne collectons pas sciemment de données directement auprès d'enfants sans l'autorisation appropriée.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la date indiquée ci-dessus et, le cas échéant, nous en informons les clubs. Si vous continuez à utiliser le service après une mise à jour, cela signifie que vous acceptez la politique révisée.

Nous contacter

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, écrivez à hello@kortbase.com. Nous nous efforçons de répondre dans les délais requis par la législation applicable en matière de protection des données.

Informations sur l’entreprise

Kortbase est un nom commercial de Evrim Olçum, entreprise individuelle immatriculée en Türkiye.

Entité juridique: Evrim Olçum
Adresse enregistrée: Caferağa Mah. Moda Cad. No: 5, 34710 Kadıköy / İstanbul, Türkiye
Centre des impôts: Kadıköy Vergi Dairesi
Numéro fiscal: 6410133126
E-mail: hello@kortbase.com
Téléphone: +90 850 303 3991
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