Como escolher software de gestão de clube: guia de compra

O software que escolhes decide como os teus sócios te chegam, quanto da tua semana vai para administração e quão dolorosa será a próxima mudança. É uma das decisões com mais alavancagem que um clube toma, e quase tudo se resume a uma pergunta feita tarde demais.

Decide o que vais substituir e o que vais acrescentar

O software de clube divide-se em dois tipos, e não competem entre si.

Um põe os teus campos a andar: o calendário, os preços, o pagamento, as contas dos sócios. Substituí-lo é uma migração - as tuas reservas, os teus sócios, os teus pagamentos, os hábitos da tua equipa. Vale a pena quando o sistema te falha mesmo, e é uma má forma de resolver um problema menor.

O outro assenta por cima do que já usas e faz bem uma só coisa. Não há nada para migrar, por isso o risco de experimentar é pequeno e o custo de parar é ainda menor.

Percebe qual dos dois procuras antes de marcar uma única demo. Metade da frustração nesta categoria vem de avaliar um complemento como se fosse um substituto, ou de te venderem um substituto quando o problema real era uma hora por preencher numa terça-feira.

Sê honesto sobre o custo do "tudo-em-um"

Um sistema para tudo é genuinamente mais simples de operar, quando encaixa. O senão é que só chega como migração, e só é mais simples se cada parte for boa o suficiente para a teres escolhido sozinha. Um calendário forte embrulhado com mensagens medíocres para sócios não é um bom produto: é um bom produto e outro com que agora tens de viver.

Pergunta o que acontece às partes que não queres. Se a resposta for "usas a nossa à mesma", põe isso no preço.

Pergunta o que faz quando não acontece nada

Qualquer um te mostra um ecrã de reservas. O valor está no que corre quando ninguém da tua equipa está a olhar: o lembrete antes da sessão, a mensagem quando um campo fica livre, o toque ao sócio que deixou de aparecer em silêncio.

Pede ao fornecedor que mostre isso a funcionar com dados reais, não listado numa página de funcionalidades. Pergunta em concreto a quem vai cada mensagem: "a toda a gente" não é segmentar, e os sócios silenciam os clubes que fazem isso.

Comunicação onde os jogadores já estão

O email é ignorado. Na maioria dos mercados o canal que os sócios realmente leem é o WhatsApp, por isso pergunta como o software lida com ele - e faz as perguntas incómodas, porque é aqui que os fornecedores são mais vagos:

• Escreve aos sócios um a um, ou precisa de um grupo onde todos podem publicar?
• Os sócios têm de dar consentimento primeiro, e onde fica registado?
• O que acontece quando alguém responde STOP?

A lista de sócios de um clube é um ativo real, e enviar-lhe mensagens sem cuidado é a forma de a perder.

Perguntas a fazer a qualquer fornecedor

• Estou a substituir o meu sistema de reservas ou a acrescentar-lhe algo - e o que é migrado ao certo?
• Se pararmos ao fim de três meses, o que perdemos e o que ficamos?
• Que mensagens se enviam sozinhas, e a quem vai cada uma?
• Como é recolhido e registado o consentimento, e como é que alguém sai?
• Quanto custa mesmo o arranque em horas da minha equipa, não só em mensalidades?
• O que lê do nosso sistema atual, e o que lhe escreve de volta?

Esta última separa os dois tipos de software mais depressa do que qualquer lista de funcionalidades.

O kortbase é do segundo tipo. Lê as reservas que o teu clube já recebe e escreve ao sócio certo no momento certo no WhatsApp: um campo que ficou livre, um jogo a que falta um jogador, um lembrete, um sócio que deixou de vir. O teu clube mantém o software que já usa, e não há nada para migrar.