Tens de deixar o Playtomic?

Não. E o facto de esta ser a primeira pergunta de quase todos os clubes diz algo sobre como o software de clube tem sido vendido: como uma escolha entre sistemas, em que optar por um significa arrancar o outro.

Esse enquadramento serve aos fornecedores. Raramente serve aos clubes.

O teu sistema de reservas possui quatro coisas

Tira as listas de funcionalidades e o sistema que gere os teus campos possui quatro coisas genuinamente difíceis de mover:

1. O calendário - quem está em que campo, quando, e quanto isso custa.
2. O dinheiro - o cartão guardado, a conta de recebimento, os reembolsos, o rasto fiscal.
3. As contas dos sócios - logins, histórico, créditos, tudo o que os teus sócios já configuraram.
4. As mãos da tua equipa - a receção conhece aquele ecrã. Numa terça à noite com fila, isso vale mais do que parece.

Tudo o que toque nessas quatro coisas é uma substituição, e uma substituição é um projeto. Tudo o que não lhes toque não é, chame-lhe o que lhe chamar a apresentação comercial.

Quanto custa mesmo mudar

Os clubes costumam avaliar uma mudança como uma diferença de mensalidade. A conta real é mais longa: exportar e reimportar sócios, reensinar a receção, as reservas que caem no buraco da semana de transição, os sócios que teriam de criar conta nova e discretamente não criam, e as semanas em que ninguém sabe bem qual é o sistema válido.

Esse custo compensa quando o sistema te falha mesmo. É uma forma caríssima de resolver "as nossas terças à tarde estão vazias".

Quando deves mudar mesmo assim

Alguns problemas são mesmo do sistema de reservas, e nenhuma camada por cima te salva deles:

• Não consegue representar como vendes de facto: as tuas durações, a tua estrutura de horas de ponta, as tuas quotas.
• Vai abaixo, ou é tão lento que os sócios desistem a meio da reserva.
• Não consegues tirar os teus próprios dados.
• O suporte não responde, e tu já deixaste de perguntar.

Se duas ou mais destas forem verdade, faz a migração. Fá-la num mês calmo, não em março.

O que uma camada só de leitura não consegue fazer

Se em vez disso acrescentares algo por cima, tem clara a troca. Uma camada que só lê as tuas reservas não pode mudar um preço, não pode mover uma reserva, não pode cobrar, e não pode arranjar um calendário que está errado. Só pode ver o que lá está e agir à volta.

Parece uma limitação, e é. É também a razão pela qual experimentá-la demora dez minutos e desfazê-la, nada. Uma ferramenta que não consegue escrever no teu sistema de reservas também não o consegue corromper.

Como experimentar uma sem apostar o clube

• Liga, não migres. Se o primeiro passo é uma exportação, estás a comprar uma substituição.
• Dá-lhe um só trabalho. Escolhe o problema que mais te irrita - normalmente os campos que ficam vazios depois de um cancelamento tardio - e julga-a só por isso.
• Combinem o que significa "está a resultar" antes de começar. Um número, não uma sensação: quantas dessas horas foram ocupadas este mês face ao anterior.
• Verifica a saída. Pergunta o que perdes se parares daqui a três meses. Se a resposta honesta for "a tua lista de sócios", isso não é uma camada, é um senhorio.

A pergunta por baixo da pergunta

Quando um clube pergunta "temos de deixar o Playtomic", raramente está a perguntar sobre software. Está a perguntar se aquilo que funciona está prestes a ser posto em risco por aquilo que talvez funcione.

Não tem de estar. Mantém o sistema que recebe as tuas reservas. Resolve a falha concreta que ele deixa.

O kortbase é esse segundo tipo de software. Lê as reservas que o teu clube já recebe - do Playtomic ou do que usares - e escreve ao sócio certo no momento certo no WhatsApp: um campo que ficou livre, um jogo a que falta um jogador, um lembrete, um sócio que deixou de vir. O teu clube mantém o software que já usa, os teus sócios reservam onde sempre reservaram, e não há nada para migrar. Marca uma demo e ligamo-lo ao que já tens.