Cách chọn phần mềm quản lý câu lạc bộ: hướng dẫn cho người mua

Phần mềm bạn chọn quyết định hội viên tiếp cận bạn thế nào, bao nhiêu thời gian trong tuần trôi vào việc hành chính, và lần đổi kế tiếp sẽ đau đến đâu. Đây là một trong những quyết định có đòn bẩy lớn nhất của một câu lạc bộ, và phần lớn quy về một câu hỏi người ta hỏi quá muộn.

Quyết định bạn thay thế cái gì, và thêm cái gì

Phần mềm câu lạc bộ chia làm hai loại, và chúng không cạnh tranh nhau.

Loại thứ nhất vận hành sân của bạn: lịch, giá, thanh toán, tài khoản hội viên. Thay nó là một cuộc di trú - lượt đặt sân, hội viên, các khoản thanh toán, thói quen của nhân viên. Đáng làm khi hệ thống thật sự phụ bạn, và là cách tệ để giải quyết một vấn đề nhỏ hơn.

Loại thứ hai đặt lên trên thứ bạn đang dùng và làm tốt một việc. Không có gì phải chuyển đổi, nên rủi ro thử là nhỏ và cái giá của việc dừng còn nhỏ hơn.

Hãy xác định bạn đang tìm loại nào trước khi đặt lịch một buổi demo nào. Một nửa nỗi bực trong lĩnh vực này đến từ việc đánh giá một tiện ích bổ sung như thể nó là hàng thay thế, hoặc bị bán cho hàng thay thế trong khi vấn đề thật chỉ là một giờ trống hôm thứ Ba.

Thành thật về cái giá của "tất cả trong một"

Một hệ thống cho mọi thứ thật sự dễ vận hành hơn, khi nó vừa vặn. Cái bẫy là nó chỉ đến dưới dạng một cuộc di trú, và chỉ đơn giản hơn nếu từng phần đủ tốt để bạn sẽ chọn riêng nó. Một lịch mạnh đi kèm phần nhắn tin hội viên tầm thường không phải là một sản phẩm tốt, mà là một sản phẩm tốt cộng thêm một thứ bạn giờ phải sống chung.

Hỏi xem những phần bạn không muốn sẽ ra sao. Nếu câu trả lời là "bạn vẫn dùng của chúng tôi", hãy tính nó vào giá.

Hỏi nó làm gì khi chẳng có gì xảy ra

Ai cũng cho bạn xem được màn hình đặt sân. Giá trị nằm ở thứ chạy khi không ai trong đội bạn để mắt tới: lời nhắc trước buổi chơi, tin nhắn khi một sân trống ra, cú huých tới hội viên đã lặng lẽ ngừng đến.

Yêu cầu nhà cung cấp cho xem những thứ này chạy trên dữ liệu thật, đừng để nó nằm trên trang tính năng. Hỏi cụ thể mỗi tin nhắn đi tới ai: "tất cả mọi người" không phải là nhắm mục tiêu, và hội viên sẽ tắt thông báo của những câu lạc bộ làm vậy.

Giao tiếp ở nơi người chơi vốn đã ở

Email bị bỏ qua. Ở phần lớn thị trường, kênh hội viên thật sự đọc là WhatsApp, nên hãy hỏi phần mềm xử lý nó ra sao - và hỏi cả những câu khó chịu, vì đây là chỗ nhà cung cấp mập mờ nhất:

• Nó nhắn cho hội viên một đối một, hay cần một nhóm ai cũng đăng được?
• Hội viên có phải đồng ý trước không, và sự đồng ý đó được ghi lại ở đâu?
• Chuyện gì xảy ra khi ai đó trả lời STOP?

Danh sách hội viên của một câu lạc bộ là tài sản thật, và nhắn tin cẩu thả là cách để mất nó.

Câu hỏi dành cho mọi nhà cung cấp

• Tôi đang thay hệ thống đặt sân hay thêm vào nó - và chính xác thì cái gì được chuyển đổi?
• Nếu ba tháng nữa chúng tôi dừng, chúng tôi mất gì và giữ được gì?
• Những tin nhắn nào tự gửi, và mỗi tin đi tới ai?
• Sự đồng ý được thu thập và lưu lại thế nào, và người ta rút lui ra sao?
• Việc triển khai thật sự tốn bao nhiêu giờ của nhân viên tôi, chứ không chỉ tiền phí?
• Nó đọc gì từ hệ thống hiện tại của chúng tôi, và ghi ngược lại những gì?

Câu cuối phân biệt hai loại phần mềm nhanh hơn bất kỳ danh sách tính năng nào.

kortbase thuộc loại thứ hai. Nó đọc những lượt đặt sân câu lạc bộ vốn đã nhận và nhắn cho đúng hội viên vào đúng thời điểm trên WhatsApp: một sân vừa trống, một trận thiếu người, một lời nhắc, một hội viên đã ngừng đến. Câu lạc bộ của bạn giữ nguyên phần mềm đang dùng, và không có gì phải chuyển đổi.